превоз на хартиен архив

Съвет за преместване

Ръководството на компанията трябва да се грижи за безопасността на базата данни, учредителни документи и лицензи. Разумно е да дублирате всички разрешителни при нотариус. Преди да транспортирате архива, съхранявайте сертифицираните материали на сигурно място. Може да се сгъне у дома от отговорен служител. Но най-надеждният начин е да занесете пакет от особено важни ценни книжа в банката за временно съхранение. За някои тази предпазна мярка може да изглежда ненужна, но практическият опит свидетелства за абсолютните ползи от такъв акт. Подготовката за транспортиране на архиви на големи компании често изисква тежък транспорт. При товарене се използва принципът на палетизиране. Голям брой картонени кутии се поставят върху палета и след това се увиват няколко пъти с опаковъчно фолио. Превоз на хартиен архив.

Превоз на хартиен архив

Дори в малка компания с времето се натрупват много хартиени документи. Прехвърлянето на информация на електронен носител не решава напълно проблема, тъй като много данни трябва да се съхраняват на хартия. Ако се наложи преместване в друг офис, основното внимание трябва да се обърне на подготовката и зареждането на документи. В противен случай на ново работно място компанията може да се сблъска с големи трудности. На първо място, трябва да изготвите един важен документ, предназначен за използване от персонала на компанията. В него покажете списък с документи, които трябва да бъдат доставени на новото място на работа. Не забравяйте да маркирате категориите, да напишете заглавия, които ще помогнат на служителите да правят сортиране без грешки. След като документите са събрани по теми, започва процедурата за опаковане.

Подготовка за транспортиране

По принцип стъпките за подготовка могат да бъдат разделени на няколко части. Нека ги изброим по-подробно, разкривайки същността. Първо документацията се поставя в папки, след което се опакова във филм в няколко папки. Няма нужда да бързате, опитайте се да сортирате стриктно според съдържанието на документите, като вземете предвид спецификата на информацията. Сега е време да преминете към по-голям пакет. Класически картонените кутии се считат за материал. Именно в тях се поставят папките, увити във фолио. Разумно е да използвате кутии, които могат да издържат най-малко 20 кг. Всеки мъж може да носи такъв багаж. По време на подготвителните процедури не забравяйте да подредите опаковките, получени от опаковането на няколко папки във филм. Можете да оставите бележки и подписи върху тях с маркер. Също така е по-добре да подпишете кутии с хартии, като посочите подробно тяхното съдържание. Тази техника ще избегне загуби и объркване по време на товарене и разтоварване. Направете списък с всички кутии и маркирайте всяка кутия при товарене в автомобила.

Избор на превозно средство

Не забравяйте внимателно да опаковате, запечатате кутиите. Това трябва да се направи, така че на пътя, когато носите, кутиите да не се отварят. Не пестете от самозалепваща лента, купувайте скъпи, висококачествени копия. Опаковката трябва да бъде запечатана в топло помещение при температури над нулата. Малки, средни компании транспортират архиви с микробуси. Не препоръчваме доставка на множество превози. Рискът от загуба неизбежно се увеличава. Дори ако имате нужда от лек камион, за да извършите износа 2-3 пъти, струва си да поръчате оборудване, което е в състояние незабавно да достави всички материали. Много по-безопасно е да заредите цялата документация в една машина. Превоз на хартиен архив. След като транспортирането на архива приключи, трябва да започнете да организирате материалите. Не е необходимо да разопаковате кутиите незабавно, започнете да ги броите.